Otomasi Proses Bisnis: Kunci Meningkatkan Margin Keuntungan Tanpa Menambah Beban Kerja

Semua orang sudah mengenal dengan ‘Otomatisasi’. Sebuah revolusi dalam dunia industri yang memperkenalkan proses yang dapat dijalankan secara otomatis dengan minim campuran tangan manusia. Keberhasilan otomatisasi sudah dikenal sejak dulu dalam meningkatkan produktivitas dan efisien para pekerja, hingga dampaknya mengubah proses produksi di berbagai industri.

Di era sekarang, otomatisasi proses menjadi komponen penting dalam strategi IT modern, hingga menghasilkan turunan jenis otomatisasinya sendiri. Salah satunya adalah dengan manghasilkan Business Process Automation (BPA).

Apa itu BPA?

Mudahnya, BPA adalah sebuah strategi yang menggunakan software untuk membantu mengotomatisasi proses bisnis yang kompleks dan berulang. Tujuan dari BPA adalah untuk memperlancar operasional sehari-hari agar bisnis dapat beroperasi dengan lancar.

Proses bisnis sendiri merupakan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk mencapai tujuan organisasi tertentu, baik dalam memproduksi produk, pengelolaan, onboarding, atau akuisisi pelanggan baru. Biasanya, proses ini melibatkan beberapa departemen dan mencangkup urutan tugas yang dapat sepenuhnya atau sebagai diotomatisasikan.

Berbeda dari jenis otomatisasi lain, BPA lebih kompleks dan menghubungkan berbagai sistem IT perusahaan. Hal ini dikarenakan BPA bukalah sebuah teknologi yang siap pakai, tetapi dibutuhkan kesesuaian dengan kebutuhan organisasi dan dapat menggunakan berbagai teknologi, termasuk RPA (Robotic Process Automation), workflow to orkestrasi, BPM (Business Process Management), AI (Artificial Intelligence), platform cloud dan masih banyak lagi

BPA muncul untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, menstandarkan proses, dan membantu karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. Dengan mengotomatisasi proses manual, organisasi dapat mencapai produktivitas yang lebih tinggi dan pengurangan biaya, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Jenis BPA

BPA sendiri mencangkup beberapa turunan otomatisasi yang membantu menangani hal yang berbeda-beda, mulai dari tugas sederhana hingga proses yang kompleks. Namun, yang pasti berbagai jenis BPA membantu berkontribusi dalam memperlancar operasional bisnis.

1. Task Automation

Tugas ini merupakan bentuk paling dasar dari BPA. Task automation berfokus pada otomatisasi tugas-tugas manual individu dalam suatu proses untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Aplikasi tipikal meliputi pengiriman email otomatis, pembuatan dokumen, pengambilan tanda tangan digital, pembaruan status sistem, dan tugas-tugas administratif lainnya.

2. Workflow Automation

Workflow automation memperluas penerapan otomatisasi dengan mengaplikasikannya pada serangkaian tugas dan aktivitas yang telah ditentukan. Hal ini berarti tugas-tugas tertentu diselesaikan dalam urutan yang benar dan pekerjaan secara efisien diteruskan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Meskipun beberapa alur kerja dapat sepenuhnya diotomatisasi, yang lain mungkin memerlukan kombinasi antara task automation dan intervensi manual, terutama untuk aktivitas yang memerlukan penilaian manusia.

3. Process Automation

Process automation melibatkan otomatisasi seluruh proses secara end-to-end, bukan hanya tugas atau alur kerja individu. Hal ini mencakup identifikasi dan otomatisasi sebanyak mungkin komponen proses, termasuk tugas-tugas terpisah dan alur kerja yang menghubungkan tugas-tugas tersebut. Process automation bertujuan untuk mengoptimalkan seluruh proses guna mengurangi bottleneck dan meningkatkan konsistensi di seluruh perusahaan.

4. Digital Process Automation

Digital Process Automation, atau yang sering disingkat menjadi DPA, melampaui cakupan BPA tradisional dengan mengintegrasikan strategi otomatisasi ke dalam konteks transformasi digital yang lebih luas. DPA mengoptimalkan proses end-to-end dan meningkatkan pengalaman pelanggan dengan memanfaatkan teknologi untuk menjembatani kesenjangan antara inisiatif otomatisasi individu dan tujuan digital yang lebih luas.

5. Intelligent Automation

Diantara jenis BPA, Intelligent Automation merupakan jenis yang paling canggih. Dengan menggabungkan unsur-unsur task automation, process automation dan RPA dengan teknologi canggih seperti AI, ML (Machine Learning), NLP (Natural Language Processing), dan data analytics. Otomatisasi ini mampu menjalankan tugas-tugas tingkat tinggi yang memerlukan kemampuan pengambilan keputusan dan kognitif, seperti menginterpretasikan teks, membuat prediksi berdasarkan analisis data, dan belajar dari keputusan masa lalu untuk mengoptimalkan tindakan di masa depan.

Manfaat BPA

Selain memiliki tujuan yang sangat berfungsi kepada pembangunan alur kerja bisnis, BPA memiliki manfaat yang bisa langsung dirasakan, bahkan jika baru diterapkan secara bertahap:

1. Peningkatan efisiensi dan standarisasi

Salah satu keunggulan utama BPA adalah kemampuannya untuk mengurangi ketergantungan pada proses manual, seperti penggunaan spreadsheet yang luas. Menghilangkan pekerjaan manual dan berulang membebaskan waktu berharga karyawan dan mendorong standarisasi proses. Proses yang terstandarisasi lebih mudah dipahami dan dikelola, serta lebih mudah diskalakan seiring pertumbuhan bisnis.

2. Penghematan biaya dan peningkatan produktivitas

BPA menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dan peningkatan produktivitas. Mesin unggul dalam melakukan tugas-tugas berulang tanpa kelelahan, sehingga mengurangi tingkat kesalahan dan menghasilkan kualitas output yang lebih konsisten. Penggunaan alat BPA berbasis cloud lebih lanjut meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan penyimpanan data terpusat yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Tingkat akses ini menciptakan proses yang transparan dengan pelacakan real-time dan meningkatkan pertanggungjawaban.

3. Peningkatan layanan pelanggan dan kepatuhan

Otomatisasi menghasilkan waktu respons yang lebih cepat dan penyampaian layanan yang lebih akurat. Catatan kepatuhan dapat dihasilkan sesuai permintaan, memberikan wawasan berharga tentang keberhasilan dan kegagalan proses.

Dengan banyaknya manfaat yang ditawarkan oleh BPA, masih terdapat perusahaan yang sering menghadapi tantangan dalam mengimplementasikan solusi ini secara besar-besaran. Apa yang berhasil untuk satu jenis tugas mungkin tidak mudah diadaptasi untuk tugas lain, sehingga menyulitkan upaya perluasan otomatisasi. Selain itu, sinkronisasi antara manusia dan sistem otomatis dapat kompleks dan mungkin memerlukan pelatihan serta penyesuaian budaya. Organisasi juga dapat menghadapi hambatan dalam otomatisasi proses akibat kurangnya dokumentasi proses yang memadai.

Organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa proses mereka didokumentasikan dengan baik dan strategi telah ditetapkan untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan serupa.

Source: IBM Post