Mengapa Bisnis Anda Perlu Digitalisasi? — Panduan Lengkap untuk Pemula

Dengan semakin kompetitifnya dunia bisnis yang terus menawarkan ide-ide bisnis, digitalisasi bisa saja menjadi perubahan yang dibutuhkan oleh bisnis anda. Dengan digitalisasi, bisnis dapat tetap relevan dan berkompetisi di market digital yang terus berubah. Dalam beberapa tahun terakhir, kita telah menyaksikan transformasi yang cepat di dunia bisnis, dengan banyak perusahaan mengadopsi teknologi baru untuk merampingkan operasi mereka dan meningkatkan keuntungan mereka.

Beberapa dari kalian yang melihat proses digitalisasi mungkin menganggap hal ini sangatlah merumitkan. Tidak ada salahnya berpikir demikian, dikarenakan memang proses digitalisasi bukan hanya tentang memindai dokumen, tetapi juga tentang memikirkan kembali proses bisnis Anda dari awal hingga akhir. Akan tetapi, kalian juga perlu mempertimbangkan manfaat-manfaatnya.

Tujuan dan Manfaat Digitalisasi Bisnis

Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan, pekerja yang masih melakukan pekerjaannya secara manual, membuang sebanyak 20% waktu dari jam kerjanya hanya mencari informasi yang dibutuhkan dalam sistem yang berantakan. Sebagai pemilik bisnis, pastinya Anda ingin pekerja yang Anda percayakan melakukan pekerjaan mereka dengan cepat dan efisien, bukan?

Digitalisasi, membantu menyelesaikan permasalahan ini dan memastikan bahwa seluruh informasi yang dibutuhkan tersimpan secara rapi dan mudah diakses. 

Secara garis besar, terdapat 6 keuntungan besar mengapa bisnis Anda perlu melakukan digitalisasi.

1. Memenuhi Ekspektasi Pelanggan

Dengan semakin banyaknya pengguna digital, pelanggan juga mulai berekspektasi bahwa produk-produk yang dicarinya ikut berevolusi mengikuti perubahan teknologi. Pelanggan mengharapkan bisnis untuk memberikan pengalaman yang baik dan lancar dari berbagai jalur. Misalnya, jika Anda memiliki aplikasi web, kemungkinan besar Anda juga perlu mengembangkan aplikasi mobile untuk mempertahankan pelanggan Anda dan mendapatkan pelanggan baru.

2. Meningkatkan Efisiensi

Transformasi digital dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi bisnis dengan mengotomatiskan proses manual yang memakan waktu lama, mengurangi kesalahan karena ketidaksengajaan, dan meningkatkan produktivitas para pekerja. Sebagai contoh, mengadopsi solusi berbasis cloud dapat memungkinkan karyawan mengakses data dan berkolaborasi dengan lebih efisien dari mana saja di seluruh dunia. Jika Anda adalah pemilik bisnis toko e-commerce besar, Anda harus memikirkan dari mana klien Anda berasal dan memilih penyimpanan cloud di wilayah tertentu untuk mengurangi waktu latensi.

3. Keunggulan Kompetitif

Banyak bisnis yang dapat memanfaatkan teknologi yang sedang berkembang seperti kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, data besar, dan IoT (Internet of Things) untuk mendapatkan wawasan tentang perilaku pelanggan, merampingkan operasi, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Dengan begitu, bisnis Anda juga bisa mencapai segementasi yang sebelumnya tidak terfikirkan sebelumnya oleh Anda. Selain itu, dengan kemudahan digitalisasi, menjangkau segmentasi baru ini tidak akan menjadi masalah.

4. Mengurangi Biaya

Digitalisasi juga dapat membantu bisnis menghemat biaya dengan mengurangi tenaga kerja manual, mempermudah pengerjaan proses tertentu, dan meningkatkan produktivitas. Misalnya, dengan mengadopsi penyimpanan cloud, bisnis bisa menghemat biaya perangkat keras dan mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik, seperti ruangan khusus untuk berkas.

5. Meningkatkan Keamanan

Transformasi digital juga dapat membantu meningkatkan struktur keamanan bisnis dengan cara membantu mereka mengadopsi langkah-langkah keamanan tingkat lanjut seperti otentikasi multifaktor, enkripsi, dan segmentasi jaringan. Hal ini dapat membantu bisnis melindungi data mereka dari potensi serangan siber dan meminimalkan risiko pelanggaran data, serta meningkatkan kepercayaan pelanggan Anda dengan informasi mereka.

6. Meningkatkan adaptabilitas

Seperti yang dibahas, perubahan awal mungkin menjadi langkah yang paling sulit. Akan tetapi dengan mendigitalisasi, perubahan selanjutnya akan lebih mudah untuk dilakukan. Selain itu, keterbiasaan dalam teknologi digital dapat membuat bisnis lebih gesit dan mudah beradaptasi, sehingga mereka dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat memberikan keunggulan kompetitif dibandingkan bisnis yang lebih lambat beradaptasi.

Namun, perlu diingat digitalisasi bisnis bukanlah hanya untuk membuat software, tetapi untuk mencapai efisiensi dan daya saing yang lebih besar. Artinya, ini adalah tentang memecahkan masalah bisnis yang sangat spesifik: menghilangkan kemacetan, memastikan bahwa informasi yang tepat mencapai orang yang tepat pada waktu yang tepat, dan yang terpenting, memiliki pandangan yang lengkap tentang pelanggan untuk dapat menawarkan pengalaman terbaik kepada mereka.

Jenis-jenis Digitalisasi Bisnis

Setelah mengerti tujuan dan manfaatnya, mungkin Anda sekarang mulai menimbangkan untuk melakukan digitalisasi kepada bisnis Anda. Langkah pertama yang bisa kalian ambil adalah dengan memilih terlebih dahulu proses mana yang bisa Anda digitalisasikan dalam bisnis Anda.

Dalam men-digitalisasi bisnis, terdapat 3 jenis proses yang dapat didigitalisasi, yaitu:

• Proses Operasional: Rangkaian aktivitas yang menghasilkan produk, layanan, atau metodologi bisnis tertentu. Contoh: Penjual lapak sekarang dapat membuka toko online melalui platform digital, seperti Tokopedia, Shopee, dll.
• Proses Manajemen:  Menetapkan tujuan, memimpin organisasi, dan melaksanakan kegiatan dan tugas. Contoh: Penggunaan sistem seperti SAP, Odoo, atau Oracle untuk mengelola operasional bisnis.
• Proses Pendukung:  Proses yang mendukung fungsi inti dari menjalankan bisnis itu sendiri. Contoh: mengotomasikan proses secara otomatis atau menyediakan chatbot dan/auto helpdesk agar masalah pengguna lebih cepat ditangani.

Langkah Awal Mencapai Perubahan Digitalisasi

Selama proses digitalisasi dilaksanakan dengan baik, bisnis Anda akan terus berkembang, sehingga proses ini merupakan sebuah proyek dengan sendirinya. Dengan mengeksekusi strategi dan rencana yang jelas, segala jenis bisnis dapat melakukan digitalisasi. Walaupun masing-masing bisnis memiliki proses yang unik sesuai dengan kebutuhannya, jalur untuk melakukan digitalisasi biasanya mengikuti pola yang sama.

Pola tersebut dapat disimpulkan menjadi 4 langkah digitalisasi

1. Audit dan strategi: Langkah pertama adalah untuk mengerti terlebih dahulu proses bisnis Anda dengan jelas. Dengan melakukan analisis proses, pencarian kekurangan dan kelebihan, serta mencari tahu tujuan bisnis yang jelas, dapat dibuat strategi unik yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

2. Implementasi solusi: Setelah membuat strategi yang jelas dan sesuai dengan bisnis Anda, implementasikan solusi yang berbasis teknologi. Ini dapat berupa pembangunan sistem digital, seperti ECM atau CRM

3. Pengoptimalan dan otomatisasi: Stelah platform selesai terbangung, akan dilakukan pengujian untuk kesesuaian solusi yang diberikan, sehingga memastikan bahwa digitalisasi dapat diadopsi dengan lancar oleh tim Anda.

4. Perbaikan dan perubahan berkelanjutan: Perubahan digital tidak berhenti sampai sini saja. Suatu saat akan terjadi perubahan atau menyadari akan kebutuhan lain yang perlu dipenuhi, sehingga diperlukan perbaikan dan perubahan untuk masa-masa yang akan datang. Hal ini bertujuan untuk  terus meningkatkan, mengoptimalkan proses, dan menemukan peluang pertumbuhan yang baru.

Kesimpulan

Dalam membangun sebuah bisnis, diperlukan kesiapan atas perubahan-perubahan yang akan mendatang. Digitalisasi menjadi salah satu kunci yang dapat membantu persiapan ini. Walaupun, sulit dan ribet untuk dilakukan pada tahap awal, tetapi seluruh upaya yang dilakukan akan worth-it diakhirnya. Dengan digitalisasi, kalian membuka lebih banyak lagi kesempatan bisnis yang sebelumnya tidak terpikirkan, serta membantu menjangkau pelanggan-pelanggan baru.

Akan tetapi, bagi kalian yang gamau ribet-ribet amat, kami bersedia membantu dengan seluruh proses digitalisasi Anda. Mulai dari pembuatan strategi sehingga pembangunan dan mengimplementasikan, sehingga kalian tidak perlu pusing membuat sendiri strategi digitalisasi yang terjadi.

Sumber: Forbes & Lucid Blog