Digitalisasi Proses Bisnis: Cara UMKM Meningkatkan Efisiensi dan Keuntungan

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin tahu betapa krusialnya proses bisnis yang dimiliki. Dan dengan adanya digitalisasi, semua proses ini dapat mengubah keseluruhan proses bisnis Anda.

Dengan workflow yang lebih cepat, minim kesalahan, manajemen data yang lebih baik, dan peningkatan efisien menjadi kunci dalam mengurangi biaya tambahan dan menghasilkan servis yang baik. Akan tetapi, tentu saja terdapat banyak tantangan untuk menghasilkan hal yang serupa.

Banyak sekali hal yang perlu dihadapi dalam proses perubahan, mulai dari penurunan workflow, resistensi terhadap perubahan, dan jumlah proses yang ditingkatkan. Belum lagi, kebingungan yang muncul akan alat yang harus digunakan dan perlu mulai dari mana.

Oleh karena itu, mari kita sama-sama mengerti apa yang dimaksud dengan digitalisasi proses bisnis, menjelaskan berbagai cara untuk melakukannya, dan memberikan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulainya — bahkan jika Anda bukan ahli teknologi.

Apa Arti dari Digitalisasi Proses Bisnis

Digitalisasi proses bisnis didefinisikan sebagai penggunaan teknologi untuk menggantikan langkah-langkah manual dengan alur kerja yang sepenuhnya digital atau otomatis, dan bukan sekadar mendigitalkan dokumen kertas atau mengganti pertemuan fisik dengan pesan grup.

Pada dasarnya, digitalisasi melibatkan pemikiran ulang mendalam tentang bagaimana workflow diselesaikan, dengan tujuan menggunakan alat digital yang tepat untuk membuat proses menjadi lebih cepat, lebih akurat, dan lebih mudah diskalakan, sehingga intinya adalah tentang bekerja lebih cerdas, bukan hanya sekadar menerapkan teknologi tanpa strategi yang jelas.

Misalnya, daripada mengisi formulir secara manual pada kertas, seorang pekerja lapangan dapat menggunakan aplikasi yang memandu mereka melalui proses, mengunggah foto, dan langsung mengirimkan laporan ke kantor.

Beberapa Contoh Digitalisasi yang Bisa Anda Implementasi Sekarang

Sayangnya, memang belum ada cara yang menyediakan platform yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan Anda sekaligus. Pendekatan yang tepat bergantung pada tujuan Anda, tim Anda, dan anggaran Anda. Berikut adalah tiga cara umum yang sudah sering digunakan organisasi untuk mengatasinya:

1. Implementasi software siap pakai

Cocok untuk proses standar seperti penggajian, HR, atau akuntansi. Perangkat lunak ini siap digunakan, biasanya berbasis cloud, dan dilengkapi dengan praktik terbaik yang sudah terintegrasi. Kelemahannya? Kemampuan penyesuaian yang sangat terbatas.

2. Digitalisasi alur kerja menggunakan platform tanpa kode

Alat tanpa kode  memungkinkan semua orang yang tidak mengetahui cara coding untuk tetap dapat membuat aplikasi dan formulir kustom — ideal untuk tim yang ingin bergerak cepat tanpa bergantung pada tim IT. Anda dapat membuat daftar periksa inspeksi digital, laporan lapangan, alur persetujuan, dll., menggunakan alat seret dan lepas yang sederhana.

3. Mengembangkan sistem dari awal/custom-made

Ini adalah opsi yang paling fleksibel (dan paling membutuhkan sumber daya). Jika proses Anda sangat spesifik, mengembangkan perangkat lunak sendiri mungkin masuk akal. Anda perlu berinvestasi untuk membangun tim IT atau mencari vendor, seperti NeoKarya yang dapat membantu Anda mengembangkan platform custom-made untuk bisnis Anda.

Langkah Mendigitalisasikan Proses Bisnis Anda

Meskipun terdengar rumit, digitalisasi proses sebenarnya lebih sederhana dari yang dibayangkan. Terlepas dari sektor bisnis Anda—baik itu konstruksi, kesehatan, transportasi, atau layanan lapangan—pendekatan dasarnya tetap sama: pahami proses yang ada, pilih alat yang tepat, terapkan, dan sempurnakan. Proses-proses ini sering kali penuh dengan penggunaan kertas yang masif, rentan terhadap kesalahan, dan sulit dilacak—hal inilah yang membuat mereka menjadi kandidat sempurna untuk digitalisasi.

1. Identifikasi proses yang ingin di-digitalisasikan

Langkah awal yang krusial dalam digitalisasi proses bisnis adalah mengidentifikasi apa yang harus didigitalisasi. Untuk mendapatkan dampak maksimal, kita harus berfokus pada proses yang memiliki karakteristik tertentu, yaitu yang bersifat manual dan berulang (seperti data entry atau daftar periksa kertas harian), rentan kesalahan (misalnya pelacakan inventaris yang salah), memakan waktu karena rantai persetujuan yang lambat, sulit dilacak (seperti permintaan yang masuk via telepon), atau berbasis lapangan/seluler yang sering terputus dari sistem kantor. 

Setelah mengidentifikasi proses-proses ini, prioritaskan perubahan berdasarkan tiga kriteria utama: Dampak (mana yang paling menghemat waktu atau mengurangi kesalahan), Tingkat Pain Point (mana yang paling membuat tim frustrasi), dan Kelayakan (apa yang realistis untuk dikerjakan dengan sumber daya saat ini).

Pendekatan terbaik untuk memulai adalah mulai dari yang kecil. Alih-alih merombak semuanya sekaligus, Anda masih bisa menggunakan software  yang sudah ada terlebih dahulu untuk mendigitalisasi hanya satu atau dua proses yang memiliki dampak tinggi terlebih dahulu. Strategi ini memungkinkan tim membangun momentum dan mencapai kemenangan cepat (quick wins), yang sangat penting untuk memicu keberhasilan dan dukungan berkelanjutan dalam upaya digitalisasi yang lebih luas.

2. Dokumentasikan dan visualisasikan proses yang diubah

Setelah memilih proses yang akan didigitalisasi, langkah selanjutnya adalah memahami secara jelas bagaimana proses tersebut berjalan saat ini. Ini berarti mendokumentasikannya secara langkah demi langkah—apa yang terjadi, siapa yang terlibat, alat apa yang digunakan, dan di mana titik-titik kesulitannya (pain points). 

Untuk mengumpulkan informasi ini, Anda disarankan untuk berbicara langsung dengan orang yang melakukan pekerjaan melalui wawancara dan observasi harian, meninjau dokumentasi yang sudah ada seperti formulir dan laporan, serta mengamati proses secara langsung untuk melihat alur yang sebenarnya. Jika prosesnya kompleks, akan sangat membantu untuk membuat peta proses (process map), dimulai dari pemicu awal (misalnya, pengajuan cuti) hingga selesai, dengan menggunakan alat seperti whiteboard atau software pemetaan.

Membuat peta proses saat ini sangatlah penting karena dapat membantu Anda mengidentifikasi langkah yang tidak perlu atau penundaan, menemukan area yang dapat diotomatisasi atau disederhanakan, dan menciptakan dasar untuk membandingkan efisiensi versi digital di masa depan. Anda tidak perlu peta yang sempurna, tetapi peta yang jelas mengenai cara kerja saat ini akan menjadi panduan utama dalam upaya digitalisasi Anda dan mempermudah penjelasan perubahan kepada tim di kemudian hari.

3.Digitasi proses

Sekarang saatnya untuk benar-benar beralih dari manual ke digital. Gunakan salah satu pendekatan yang kami sebutkan sebelumnya — perangkat lunak siap pakai, platform tanpa kode, atau pengembangan custom-made yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jika digitalisasi merupakan proses membutuhkan proses pemikiran dan perancangan ulang proses menggunakan alat digital, digitasi merupakan bagaimana kita mengubah informasi analog menjadi bentuk digital. Misalnya, memindai formulir kertas menjadi PDF atau mengganti daftar periksa fisik dengan spreadsheet.

4. Pantau dan lakukan pengembangan terus menerus

Hanya karena suatu proses sudah digital, bukan berarti proses itu sempurna. Faktanya, alur kerja yang baru sering kali mengungkapkan masalah yang tidak terlihat sebelumnya, seperti langkah yang tidak perlu atau hambatan (bottlenecks) baru yang justru disebabkan oleh otomatisasi. 

Inilah mengapa pelacakan dan iterasi (perbaikan berulang) sangat penting. Setelah menerapkan proses digital, pantau terus kinerjanya menggunakan analitik bawaan atau tanyakan langsung kepada tim Anda tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Ada beberapa hal yang harus diawasi dengan cermat. Perhatikan munculnya hambatan (misalnya langkah persetujuan yang lambat), adanya penurunan pengguna (user drop-off) yang menandakan sistem terlalu rumit atau kurang pelatihan, atau munculnya solusi manual baru (workarounds) yang menunjukkan alur kerja digital Anda perlu disesuaikan. Situasi ini sepenuhnya normal. 

Dengan langkah ini, Anda telah menyelesaikan panduan lengkap untuk digitalisasi proses bisnis: mulai dari pemahaman, pemilihan, pemetaan, hingga optimasi berkelanjutan. 

Banyak yang sudah mendapatkan manfaat dari mendigitalisasi proses bisnis mereka. Oleh karena itu, tidak ada alasan kuat bagi Anda untuk tidak mengadopsi strategi serupa. Dengan beralih ke solusi digital, bisnis dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin, meminimalkan kesalahan manusia, dan mempercepat alur kerja secara keseluruhan.