Checklist Penting Sebelum Menandatangani Perpanjangan Kontrak Perawatan Website dengan Agensi

Menandatangani perpanjangan kontrak perawatan website (website maintenance) adalah momen krusial bagi masa depan digital perusahaan Anda. Langkah ini menentukan apakah aset digital Anda akan tetap aman, cepat, dan mampu menghasilkan konversi di tahun berikutnya.

Proses evaluasi kontrak tidak boleh dilakukan secara terburu-buru. Anda perlu mengikuti tahapan yang sistematis agar tidak terjebak dalam biaya tersembunyi atau layanan yang tidak optimal.

Langkah 1: Mengumpulkan dan Memeriksa Laporan Kinerja Tahunan

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah meminta laporan rekam jejak performa website selama setahun terakhir dari agensi. Jangan menyetujui perpanjangan kontrak sebelum Anda melihat data konkret mengenai kesehatan website Anda.

Pengertian Teknis: Uptime adalah persentase waktu yang menunjukkan seberapa lama website Anda aktif dan dapat diakses oleh pengunjung di internet tanpa mengalami gangguan teknis.

Pihak agensi harus bisa membuktikan bahwa mereka menjaga angka keaktifan website Anda pada standar minimal 99,9%. Anda juga harus memeriksa grafik kecepatan muat halaman secara berkala. Website yang baik harus konsisten terbuka di bawah waktu 3 detik di semua perangkat.

Langkah 2: Meninjau Ulang Kesepakatan Tingkat Layanan (SLA)

Setelah melihat data performa, Anda perlu membuka kembali dokumen Service Level Agreement (SLA) yang lama. Evaluasi apakah komitmen waktu yang ditawarkan agensi masih sesuai dengan skala bisnis Anda saat ini.

Pengertian Teknis: Service Level Agreement (SLA) adalah kontrak tertulis yang mengatur standar layanan vendor, termasuk kecepatan waktu respons tim teknis saat menangani gangguan.

Jika bisnis Anda berkembang pesat, Anda membutuhkan waktu respons yang lebih cepat dari sebelumnya. Pastikan draf kontrak baru memuat waktu penanganan darurat maksimal 1 hingga 2 jam untuk masalah kritis. Masalah kritis meliputi website yang mendadak mati total atau terkena serangan peretasan.

Langkah 3: Menghitung Efisiensi Alokasi Jam Kerja Bulanan

Banyak perusahaan merasa rugi karena mereka membayar biaya bulanan tetapi jarang menggunakan jasa agensi. Anda harus memeriksa dengan detail bagaimana jatah jam kerja Anda dihabiskan setiap bulannya.

• Pemeriksaan Log Kerja: Minta rincian aktivitas (work log) untuk melihat durasi pengerjaan setiap tugas oleh tim teknis agensi.

• Evaluasi Sisa Jam: Periksa apakah ada aturan yang memperbolehkan sisa jam kerja bulan ini diakumulasikan ke bulan berikutnya.

• Pemisahan Jenis Tugas: Pastikan kontrak baru memisahkan antara biaya perawatan sistem dasar dengan biaya pembuatan fitur baru.

Langkah 4: Mengaudit Protokol Keamanan dan Sistem Cadangan Data

Keamanan data pelanggan adalah hal yang paling berharga bagi bisnis Anda. Langkah keempat adalah memastikan agensi menerapkan standar keamanan digital yang paling mutakhir.

Pengertian Teknis: Backup Data adalah proses pembuatan salinan berkas dan pusat data website untuk disimpan di tempat terpisah sebagai langkah antisipasi jika terjadi kerusakan sistem.

Pastikan agensi melakukan proses pencadangan data secara otomatis setiap hari jika Anda menjalankan website toko online. Untuk website profil perusahaan, pencadangan mingguan sudah cukup aman. Berkas cadangan tersebut wajib disimpan di server cloud terpisah agar tidak ikut hilang saat server utama mengalami gangguan.

Langkah 5: Memastikan Validitas Hak Kepemilikan Akses Mutlak

Banyak kasus di mana perusahaan tidak bisa pindah ke vendor lain karena akses utama website dikunci oleh agensi yang lama. Anda harus menegaskan kembali hak kepemilikan aset digital Anda sebelum memperpanjang kontrak.

• Akses Akun Utama: Perusahaan Anda wajib memegang nama pengguna dan kata sandi untuk akun server (hosting) serta pendaftaran nama domain.

• Lisensi Pihak Ketiga: Semua modul tambahan (plugin) berbayar yang tertanam di website harus didaftarkan menggunakan email resmi perusahaan Anda.

• Penyimpanan Kode Sumber: Berkas kode asli website harus tersimpan di dalam wadah penyimpanan mandiri milik perusahaan Anda.

Langkah 6: Melakukan Negosiasi Harga dan Klausul Hukum Final

Langkah terakhir adalah menyesuaikan nilai kontrak dengan anggaran dan kebutuhan terbaru perusahaan. Jangan ragu untuk meminta revisi pasal-pasal di dalam draf kontrak yang dirasa memberatkan posisi hukum perusahaan Anda.

Pastikan kontrak baru memuat klausul kerahasiaan data (Non-Disclosure Agreement) yang kuat untuk melindungi data konsumen Anda. Anda juga harus memastikan adanya pasal mengenai serah terima berkas. Pasal tersebut wajib menyatakan bahwa agensi harus menyerahkan seluruh data website tanpa biaya tambahan jika kerja sama berakhir di kemudian hari.

Ingin punya website atau aplikasi yang sesuai kebutuhan bisnis kamu? Neo Karya siap membantu mulai dari website company profile, landing page, toko online, hingga sistem custom. Kamu juga bisa melihat portfolio dan layanan kami melalui website resmi kami di link ini. Konsultasikan kebutuhanmu sekarang bersama kami di sini dan mulai bangun bisnis yang lebih profesional di era digital.